Cẩm nang cho freelance và làm việc từ xa
Cách theo dõi các khoản thanh toán từ khách quốc tế qua nhiều loại tiền tệ
Khi khách trả bằng đô la, euro và thêm vài loại tiền nữa, còn bạn thì sống bằng một đồng tiền duy nhất, thứ khó chịu không nằm ở tỷ giá. Khó chịu ở chỗ con số trên hóa đơn và số tiền bạn thật sự sống bằng đó chẳng bao giờ khớp nhau, và lần nào bạn cũng phải tính lại từ đầu. Dưới đây là một cách làm đơn giản để câu hỏi “thực ra là bao nhiêu” chỉ tốn vài giây, thay vì cả buổi tối.
Vì sao tổng hóa đơn không phải là số tiền bạn sống bằng đó
Từ lúc “đã xuất hóa đơn 2.000 USD” đến lúc “tiền nhà và tiền chợ đã trả xong”, con số thay đổi vài lần. Tỷ giá ngày xuất hóa đơn khác với tỷ giá ngày tiền về. Cổng thanh toán hoặc ngân hàng của bạn cộng thêm chênh lệch giá lên trên tỷ giá trung bình thị trường. Và trong suốt thời gian đó, chi phí thực tế của bạn lại được tính bằng một loại tiền hoàn toàn khác.
Chính vì vậy mà rất dễ kết luận sai. Có tháng cảm giác như thu nhập yếu đi, trong khi thực ra bạn nhận đúng số tiền ấy nhưng ở một tỷ giá khác. Hoặc ngược lại: thu nhập tính bằng đồng tiền trên hóa đơn thì đứng yên, còn tính bằng đồng tiền thật sự quan trọng với bạn thì bạn đang kiếm được nhiều hơn hẳn. Chừng nào bạn còn chỉ nhìn con số trên hóa đơn, khoảng chênh đó vẫn vô hình.
- Khoảng chênh giữa ngày xuất hóa đơn và ngày thanh toán thường là nguồn khác biệt lớn nhất.
- Phí quy đổi thường được gộp sẵn vào tỷ giá của nhà cung cấp dịch vụ chứ không hiện thành một dòng riêng.
- Khi khách trả bằng các loại tiền khác nhau, mỗi đồng biến động theo cách riêng, nên cộng nhẩm chúng lại chẳng nói lên điều gì.
Lập danh sách tiền tệ của khách hàng
Bước đầu tiên là ngừng coi mỗi cặp tiền tệ là một bài toán riêng. Thay vào đó, hãy giữ một danh sách ngắn: đồng tiền bạn sống và ra quyết định bằng đó ở trên cùng, và những đồng tiền bạn được trả nằm bên dưới. Với hầu hết freelancer, đó là hai hoặc ba dòng, chứ không phải hai mươi.
Một danh sách như vậy trả lời điều hữu ích hơn câu “hôm nay đồng đô thế nào”. Nó cho biết chuyện gì đang xảy ra với tiền của bạn. Có khách mới ở nước khác — thêm một dòng. Xong dự án — bỏ đi. Danh sách nên phản ánh công việc bạn đang có, chứ không phải toàn bộ thị trường tiền tệ.
Kiểm tra một hóa đơn đáng giá bao nhiêu theo đồng tiền của bạn
Giữ mức giá theo đồng tiền của khách thì tiện, nhưng bạn ra quyết định bằng đồng tiền của mình. Vậy nên hãy tập thói quen quy đổi mỗi khoản đáng kể ít nhất một lần về đồng tiền bạn dùng để trang trải cuộc sống — nhất là ở hai thời điểm: khi bạn ra giá, và khi tiền về tài khoản.
- Quy đổi trước khi báo giá. Trước khi chốt một mức giá, hãy xem nó thành bao nhiêu theo đồng tiền của bạn. Một con số nhìn có vẻ dễ chịu tính bằng euro có thể tụt xuống dưới mức sàn quen thuộc của bạn, chỉ vì tỷ giá hôm nay đang ở đó.
- So sánh trên tất cả tiền tệ của khách cùng lúc. Khi có nhiều khách, nhập số tiền một lần rồi thấy nó ở mọi dòng sẽ dễ hơn. Máy tính của WaveRate quy đổi con số bạn gõ ra tất cả các đồng tiền đang hiển thị, nhờ vậy mức giá của những khách khác nhau có thể so sánh trực tiếp.
- Ghi lại tỷ giá vào ngày thanh toán. Khi tiền về, hãy ghi lại tỷ giá đã áp dụng. Chỉ tốn hai giây, nhưng đó chính là thứ về sau lý giải vì sao một tháng lại ra như vậy — và nó khiến việc ghi chép sổ sách dễ hơn nhiều.
- Tính sẵn biến động vào giá thay vì trông chờ may rủi. Nếu từ lúc xuất hóa đơn đến lúc nhận tiền thường mất cả tháng, tỷ giá có đủ thời gian để dịch chuyển. Cộng sẵn khoản dự phòng đó vào giá thì hợp lý hơn là hy vọng trúng một ngày đẹp trời.
Dùng lịch sử để tách phần bạn tăng trưởng khỏi biến động tỷ giá
Một tỷ giá đơn lẻ tự nó chẳng giải thích được gì. Nó không cho biết con số là bình thường hay bất thường, và không giúp bạn quyết định có nên tăng giá hay không. Muốn vậy bạn cần bối cảnh — ít nhất vài tháng.
Lịch sử hữu ích nhất trong những cuộc trò chuyện về tiền bạc. Nói “tỷ giá thay đổi rồi” là một chuyện. Thấy rằng mức giá của bạn, tính theo đồng tiền của chính mình, đã trượt dần suốt một năm trong khi vẫn đứng yên theo đồng tiền trên hóa đơn, lại là chuyện khác. Đó là một lý do điềm tĩnh, có bằng chứng để mở lại câu chuyện về giá.
WaveRate làm được gì ở đây — và không làm gì
WaveRate là ứng dụng tra cứu tỷ giá tiền tệ. Bạn có thể giữ một danh sách cá nhân gồm hơn 160 loại tiền pháp định, đặt một đồng làm chuẩn, quy đổi một số tiền ra tất cả cùng lúc, và xem lịch sử tỷ giá. Những tỷ giá vừa tải gần đây vẫn đọc được khi không có mạng, rất tiện lúc đi lại hay khi internet kém — dù cần nhớ rằng chúng có thể đã cũ.
Những gì nó không làm: WaveRate không nhận thanh toán, không chuyển tiền, không xuất hóa đơn và không thay thế kế toán. Tỷ giá của nó là tỷ giá trung bình thị trường, nên sẽ không khớp chính xác với ngân hàng hay cổng thanh toán của bạn — phí của họ thường đã được gộp sẵn vào tỷ giá. Và không điều gì ở đây là lời khuyên tài chính, đầu tư hay giao dịch. Đây là công cụ để nhìn bức tranh cho rõ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên dùng tỷ giá nào cho khoản thanh toán từ khách nước ngoài?
Để tự ghi chép, phần lớn freelancer dùng tỷ giá vào ngày tiền thật sự về tài khoản chứ không phải ngày xuất hóa đơn. Tỷ giá trung bình thị trường là một mốc quy chiếu tốt, nhưng số tiền cuối cùng của bạn sẽ thấp hơn: ngân hàng và cổng thanh toán gộp phí quy đổi vào tỷ giá họ đưa cho bạn. Quy định báo cáo ở nước bạn có thể yêu cầu một tỷ giá cụ thể, nên hãy kiểm tra riêng điều đó.
Làm sao theo dõi thu nhập khi khách trả bằng nhiều loại tiền khác nhau?
Hãy chọn một đồng tiền làm mốc quy chiếu — thường là đồng bạn dùng để trang trải cuộc sống — và quy đổi mọi khoản về nó. Bạn không thể cộng thẳng thu nhập giữa các đồng tiền, vì mỗi đồng biến động độc lập. Một danh sách ngắn gồm đồng tiền của chính bạn cùng tiền tệ của khách cho phép bạn đọc mọi khoản trong cùng một bối cảnh.
Vì sao ngân hàng ghi có ít hơn tỷ giá mà ứng dụng hiển thị?
Các ứng dụng thường hiển thị tỷ giá trung bình thị trường, tức điểm giữa giữa giá mua và giá bán. Ngân hàng và hệ thống thanh toán áp dụng tỷ giá đã cộng biên của riêng họ, và đôi khi còn thêm một khoản phí riêng. Khoảng chênh so với tỷ giá trung bình thị trường chính là chi phí thật của việc quy đổi.
WaveRate có giữ được tất cả tiền tệ của khách trên một màn hình không?
Có. WaveRate giữ một danh sách cá nhân, sắp xếp lại được, gồm hơn 160 loại tiền pháp định. Dòng đầu tiên đóng vai trò đồng chuẩn và những dòng còn lại được hiển thị tương ứng với nó, còn máy tính quy đổi số tiền bạn nhập ra mọi đồng đang hiển thị cùng lúc.
WaveRate có mách được khi nào nên tăng giá không?
WaveRate không đưa ra khuyến nghị, nhưng nó cho thấy dữ liệu đằng sau quyết định đó: mức giá của bạn tính theo đồng tiền của khách đáng giá bao nhiêu theo đồng tiền của chính bạn, và mối tương quan ấy đã thay đổi ra sao qua các khoảng từ một tuần đến năm năm. Kết luận, và cuộc trò chuyện với khách, vẫn là của bạn.
WaveRate chỉ cung cấp thông tin tham khảo về tỷ giá. Ứng dụng không thực hiện đổi tiền và không phải là lời khuyên tài chính, đầu tư hoặc giao dịch.